Dokumentacja przetargowa (DP) w ukraińskim prawie zamówień publicznych jest odpowiednikiem polskiej specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) i również dokumentem, który zamawiający udostępniają na stronie zamówienia w elektronicznym systemie zamówień publicznych Prozorro. DP opisuje obligatoryjne wymagania, które mogą nie być do końca zrozumiałe dla polskich przedsiębiorców. W celu przygotowania prawidłowej oferty, którą wykonawca składa przez autoryzowaną platformę przetargową (APP) warto dokonać rzetelnej analizy niektórych punktów DP.
Przed dalszą lekturą warto także zapoznać się z pierwszą częścią informacji o ukraińskim rynku zamówień publicznych. Link znajduje się w banerze poniżej.
Podstawy prawne dla przygotowania ukraińskiej Dokumentacji przetargowej
DP jest sporządzana przez zamawiającego zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 22 Ustawy Ukrainy nr 922-VIII z dnia 25 grudnia 2015 r. o zamówieniach publicznych (Ustawa nr 922). Zamawiający powinni brać także pod uwagę przepisy pkt. 28 Uchwały Gabinetu Ministrów Ukrainy z dnia 12 października 2022 r. nr 1178 w sprawie zatwierdzenia odrębności przy udzielaniu zamówień publicznych na towary, roboty budowlane i usługi dla zamawiających określonych w ustawie Ukrainy o zamówieniach publicznych w czasie trwania stanu wojennego w Ukrainie oraz w ciągu 90 dni od dnia jego zakończenia lub odwołania (Uchwała nr 1178).
W dalszej części artykułu pojawiają się odwołania zarówno do Ustawy nr 922, jak i do Uchwały nr 1178. Wynika to z tego, że przepisy Uchwały nr 1178 zastępują częściowo przepisy Ustawy nr 922.
Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że 24 marca 2027 r. wchodzi w życie nowe ukraińskie prawo zamówień publicznych, które ma zbliżyć przepisy ukraińskie do wymagań Unii Europejskiej: ustawa Ukrainy nr 4888-IX z dnia 27 maja 2026 r. o zamówieniach publicznych (Ustawa nr 4888). Wymogi dotyczące treści DP regulują przepisy art. 24 tej ustawy. Nowe przepisy uwzględniają także problem zamówień udzielanych w trakcie wojny. Zgodnie z pkt 8 rozdziału XIV nowej Ustawy nr 4888, w czasie trwania stanu wojennego zamawiający udzielają zamówień publicznych z uwzględnieniem zasad szczególnych dotyczących zamówień publicznych, które powinien określać Gabinet Ministrów Ukrainy. Obecnie takie szczegóły reguluje Uchwała nr 1178. Wiele wskazuje na to, że zostanie ona znowelizowana w celu w celu dostosowania do nowej Ustawy nr 4888.
Kluczowe elementy Dokumentacji przetargowej
Kluczowymi elementami zawartymi w DP, na które wykonawca musi zwrócić uwagę, są:
- opis przedmiotu zamówienia – przedstawia pełną nazwę przedmiotu zamówienia oraz zawiera informacje o tym, co dokładnie chce kupić zamawiający;
- termin wykonania zamówienia – wskazuje przedział czasu lub konkretną datę, w których zamówienie musi zostać zrealizowane;
- opis sposobu przygotowania i składania ofert – precyzuje wymogi techniczne oraz postać oferty (papierową bądź elektroniczną);
- wykaz podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych;
- termin związania ofertą – to czas, w którym wykonawca musi czekać na decyzję zamawiającego i nie może wycofać swojej propozycji;
- wymagania dotyczące wadium oraz informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek wniesienia).
Wymogi dotyczące języka i ceny oferty
Jedną z głównych zasad, o których powinien wiedzieć wykonawca składający ofertę przetargową, jest kwestia języka. Zamawiający sporządza DP w języku ukraińskim, a Ustawa nr 922 (art. 15 ust. 9) wymaga, aby wszystkie dokumenty wchodzące w skład oferty wykonawcy były sporządzone w języku ukraińskim lub zawierały tłumaczenie na ten język.
Wystarczającej jest jednak tłumaczenie zwykłe w którym zachowana treść i oryginalność tekstu. Podobnie zatem jak w polskich zamówieniach publicznych nie ma wymogu posługiwania się tłumaczeniem przysięgłym.Kolejnym kluczowym elementem wymagającym szczególnej uwagi jest cena oferty i sposób jej wyrażenia – zwłaszcza waluta, w jakiej została określona, oraz sposób uwzględnienia w niej podatku od towarów i usług (VAT).
Zamawiający w DP określa walutę, w jakiej ma być wyrażona cena oferty (art. 22 Ustawy nr. 922 oraz art. 24 Ustawy nr 4888). Jeżeli ukraiński zamawiający przewiduję udział w postępowaniu wykonawców zagranicznych, w takim przypadku DP powinna zawierać zapis o możliwości złożenia oferty w walucie obcej (np. w polskich złotych, euro lub innych). W przypadku określenia w DP wymogi podania ceny oferty w walucie krajowej Ukrainy (hrywnach), wykonawca obliczający cenę oferty powinien wziąć pod uwagę kurs złotego w stosunku do hrywny. Źródłem informacji do przeliczeń jest oficjalny portal internetowy Narodowego Banku Ukrainy (https://bank.gov.ua/ua/markets/exchangerates).
Zgodnie z pkt. 26 Uchwały nr. 1178 wartość zamówienia, która ustalona w ogłoszeniu o przetargu (kwotę, przeznaczoną przez zamawiającego na sfinansowanie zamówienia), zamawiający podaje w kwocie netto (bez VAT). Obowiązek podawania cen netto dotyczy również wykonawców składających oferty (pkt. 31 Uchwały nr. 1178).
W prawie ukraińskim kwotę, przeznaczoną przez zamawiającego na sfinansowanie zamówienia, definiuje się jako „przewidywana wartość przedmiotu zamówienia”. Pojęciem tym określa się wartość, którą zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym. Dlatego wykonawca podczas kalkulowania ceny oferty musi zwracać uwagę na tą wartość oraz pamiętać o ograniczeniach, ponieważ przekroczenie kwoty przeznaczonej przez zamawiającego na sfinansowanie zamówienia jest możliwe tylko pod pewnymi warunkami:
- zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami prawa cena oferty może przewyższać przewidywaną wartość przedmiotu zamówienia określoną w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym jeżeli zamawiający wskazał w DP informacje o możliwości przyjęcia lub odrzucenia oferty, której cena jest wyższa (pkt. 32 Uchwały nr 1178);
- zgodnie z przepisami, które wejdą w życie od marca 2027 roku – cena oferty nie może przekraczać przewidywanej wartości przedmiotu zamówienia określonej w ogłoszeniu o zamówieniu, za wyjątkiem, gdy zamawiający zawarł w DP informację o możliwości przyjęcia do rozpatrzenia ofert z ceną wyższą od przewidywanej wartości oraz określił dopuszczalny procent tej nadwyżki (art. 29 ust. 4 Ustawy nr 4888).
Dla porównania: w polskim Pzp przekroczenie przez cenę lub koszt najkorzystniejszej oferty kwoty, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy zamawiający ma możliwość zwiększenia tej kwoty do wysokości ceny lub kosztu tej oferty (art. 255 Ustawy Pzp). Nie ma jedna obowiązku zastrzegania tego w dokumentach zamówienia.
Składanie podmiotowych środków dowodowych
Wykonawcy powinni rzetelnie zapoznać się z wymogami dotyczącymi składania dokumentów dołączanych do oferty. Zarówno w polskim, jak i w ukraińskim prawie wymogiem stawianym wykonawcom jest złożenie podmiotowych środków dowodowych (PŚD), przez które należy rozumieć środki służące potwierdzeniu:
- braku podstaw wykluczenia,
- spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
W poniższej tabeli przedstawiamy porównanie podstawowych wymogów dotyczących PŚD w ukraińskich i polskich aktach prawnych:
Warto zauważyć, że w nowej redakcji polskiej Ustawy Pzp (art. 124), która weszła w życie z dnia 12.07.2026 r., wprowadzono możliwość zgodnie z którą wykonawca zamiast PŚD może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych odpowiednio w zakresie, o którym mowa w tym artykule. Na Ukrainie nie przewidziano takiej możliwości.
Co powinien zrobić wykonawca w przypadku braku możliwości złożenia niektórych dokumentów?
Zamawiający, określając wymogi dotyczące dokumentów składanych wraz z ofertą, musi pamiętać o zasadach obiektywności i niedyskryminacji wobec wszystkich wykonawców. Oznacza to, że przedłożenie żądanej dokumentacji powinno być obiektywnie możliwe dla każdego z nich. W wyjątkowych sytuacjach, gdy wykonawca z przyczyn technicznych lub innych niezależnych od siebie nie jest w stanie złożyć konkretnego dokumentu, to w dokumentacji zamówienia należy przewidzieć możliwość przedstawienia dokumentu równoważnego lub pisemnego wyjaśnienia przyczyn jego braku.
Przepisy ust. 11 art. 26 Ustawy nr 922 (ust. 11 art. 29 Ustawy nr 4888) przewidują, że brak dokumentów, które nie są wymagane przepisami prawa w ramach oferty przetargowej, nie stanowi podstawy do jej odrzucenia przez zamawiającego. W DP powinny być precyzyjnie określone warunki składania dokumentów przez wykonawców zagranicznych (nierezydentów), na przykład:
„Wykonawcy niebędący rezydentami, w celu spełnienia wymogów dotyczących składania dokumentów określonych w DP, powinni złożyć dokumenty określone w przepisach prawa państwa, w którym są zarejestrowani, wraz ze stosownymi wyjaśnieniami:
– w przypadku złożenia odpowiednika dokumentu wykonawca-nierezydent powinien dołączyć pismo wyjaśniające; – jeżeli przepisy państwa, w którym zarejestrowany jest wykonawca-nierezydent, nie przewidują obowiązku złożenia odpowiednich dokumentów, wykonawca powinien dołączyć pismo wyjaśniające, z którego wynikają przyczyny niemożności złożenia takiego dokumentu
Jeżeli jednak wykonawca zauważy brak takich zapisów w DP, powinien zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie oraz ewentualną zmianę jej treści nie później niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert (pkt 54 Uchwały nr 1178). Od marca 2027 roku termin ten wyniesie 4 dni (zgodnie z Ustawą nr 4888).
Warto zauważyć, że zgodnie z ukraińskimi przepisami ten termin nie zależy od wartości zamówienia. Podczas, gdy według polskiej ustawy Pzp ten termin zależy od wartości zamówienia:
- dla zamówień o wartości powyżej progów unijnych – 14 dni (art. 135 Pzp)
- dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych – 4 dni (art. 284 Pzp).
Kolejnym uprawnieniem, o którym powinien wiedzieć wykonawca, aby skutecznie brać udział w przetargach i uniknąć odrzucenia oferty, jest prawo do poprawienia pomyłek. Można z niego skorzystać w ściśle określonym terminie, co szczegółowo omówiono poniżej.
Prawo wykonawcy do usuwania niezgodności informacji w ofertach
Wykonawca podczas składania oferty może popełnić omyłki pisarskie lub rachunkowe, a także wskazać dane lub fakty, które w przedstawionych dokumentach są ze sobą sprzeczne (tzw. niezgodność informacji w ofercie z dokumentami zamówienia). W przypadku ujawnienia takich niezgodności przepisy Ustawy nr 922 (art. 26) (oraz art. 29 Ustawy nr 4888) przewidują następujące rozwiązania:
- zamawiający informuje wykonawcę przez Prozorro z żądaniem usunięcia niezgodności;
- od momentu informowania wykonawca ma 24 godziny na usunięcie niezgodności w podanej ofercie.
Jeżeli wykonawca nie usunie ich w wyznaczonym terminie, oferta zostanie odrzucona na podstawie pkt. 44 Uchwały nr 1178 (art. 34 Ustawy nr 4888).
Przepisy pozwalające na poprawienie omyłek w ofercie znajdują się w polskiej ustawie Pzp (art. 223 ust. 2). Różnica w stosunku do przepisów ukraińskich polega jednak na tym, że poprawienie omyłek w ofercie jest obowiązkiem zamawiającego, a nie wykonawcy. Jedynie w przypadku poprawienia omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia zamawiający wyznacza wykonawcy termin na wyrażenie zgody na poprawienie lub zakwestionowanie jej poprawienia.
Podsumowanie
Przygotowanie ofert do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego to dla przedsiębiorców proces wymagający dużej skrupulatności. Pod względem tego, że realizacja zamówienia opiera się na przepisach i regułach innego państwa, stawia przed polskim przedsiębiorcą jeszcze większe wyzwania. Analiza treści ukraińskiej DP pozwoliła wyłonić kluczowe elementy oraz subtelnie wskazać różnice w porównaniu z polską Ustawą Pzp.
Zrozumienie wymogów i szczegółów ukraińskiej DP pozwoli jednak wykonawcy poradzić sobie z tymi trudnościami i zwiększyć szanse na to, że jego oferta zostanie uznana przez zamawiającego za najkorzystniejszą.
