„Dokumenty aktualne na dzień złożenia” to zwrot, którego interpretacja nadal budzi wątpliwości wśród wykonawców i zamawiających. Posłużył się nim ustawodawca w art. 26 ust. 1 i 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Dzięki skutecznemu zaskarżeniu z moim udziałem, błędnej interpretacji tych przepisów przez jednego z zamawiających udało się jednak przekonać KIO do zgodnego z duchem Dyrektywy zamówieniowej wyjaśnienia tych przepisów.

Obowiązek złożenia aktualnych dokumentów

Szerzej o sprawie przed KIO i jej wyroku z dnia 25 stycznia 2017 r. pisałem w jednej z wcześniejszych analiz. Dzisiaj jednak zastanówmy się nad dwoma problemami wynikającymi z obowiązku złożenia aktualnych dokumentów przez wykonawców. Pomijam już bowiem opisaną wcześniej kwestię obowiązku sformułowania przez zamawiającego wezwania do przedstawienia dokumentów przez wykonawcę, w oparciu o art 26 ust. 1 lub 2 ustawy, jeżeli wykonawca samowolnie takie dokumenty wcześniej złożył bez stosownego wezwania.

Pierwszym z tych problemów, nadal często błędnie rozwiązywanych, jest kwestia daty wystawienia dokumentów, a więc z jaką datą mają być wystawione składane dokumenty. Drugim natomiast problemem, związanym z pojęciem aktualności, jest treść oświadczeń wstępnych składanych na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Dokumenty aktualne na dzień złożenia

Kwestia dokumentów i oświadczeń przedstawianych w oparciu o art 26 ust. 1 lub 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych, regulowana jest dwutorowo. W części stosuje się bowiem przepisy samej ustawy a w części stosować należy przepisy Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. z 2016 r. poz. 1126). Z ustawy bowiem wynika bezwzględny obowiązek składania przez wykonawców dokumentów i oświadczeń „aktualnych”, a więc takich, które niezależnie od daty ich wystawienia nadal odzwierciedlają zgodny z prawdą stan faktyczny (zob. np.  Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 26 maja 2015 r. sygn. KIO 966/15). Dokumenty aktualne na dzień złożenia, to zatem takie, które mimo upływu czasu od ich wystawienia nadal odzwierciedlają aktualną sytuację wykonawcy (np. nadal członek zarządu nie został skazany).

Data wystawienia „aktualnego” dokumentu

Nierozerwanie związana z kwestią aktualności dokumenty jest kwestia daty jego wystawienia. Ustawodawca regulując tryb potwierdzania spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców z jednej strony oparł się w duże mierze na ich własnych oświadczeniach, ale z drugiej wprowadził ograniczenia terminowe dla „ważności” składanych przez nich dokumentów. Omówimy ten problem na przykładzie  składanej przez wykonawców informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na karę aresztu, w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Zakładamy przy tym, iż przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest następujący:

• 1 lipca – ogłoszenie o zamówieniu;
• 15 sierpnia – termin składania ofert;
• 30 sierpnia – wykonawca najwyżej oceniony otrzymuje wezwanie do złożenia oświadczeń i dokumentów wystosowane w oparciu o art. 26 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Wykonawca otrzymuje od zamawiającego wezwanie do złożenia dokumentów. Wówczas, kierując się przepisami Rozporządzenia może złożyć informację z KRK wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wynika to wprost z § 5 pkt 1) Rozporządzenia o dokumentach. Nie ma przy tym znaczenia kiedy otrzyma wezwanie od zamawiającego. Może je otrzymać wiele miesięcy po upływie terminu składania ofert. Warunek jest jednakże jeden: od momentu wystawienia informacji do momentu jej złożenia nie może zmienić się stan faktyczny. Innymi słowy nadal nie może być karany. Co więcej owa informacja może być wystawiona także po upływie terminu składania ofert, a więc a omawianym przypadku może to być dokument np. z 31 sierpnia.

Na temat daty wystawienia oraz tego co należy rozumieć przez pojęcie „dokumenty aktualne na dzień złożenia” wypowiedziała się KIO w wyroku z dnia 19 grudnia 2016 r.:

„W ocenie Izby w omawianym zakresie zmiana przepisów Pzp wprowadzona nowelą z dnia 22 czerwca 2016 r. powoduje, iż dla Zamawiającego jest bez znaczenia, czy według stanu na dzień składania ofert wykonawca posiadał dokumenty, potwierdzające że nie podlega on wykluczeniu z postępowania i spełnia warunki udziału w postępowaniu. Istotnym jest to, że wykonawca obowiązany jest złożyć oświadczenie JEDZ, z którego ma wynikać potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania z terminem nie późniejszym niż termin składania

ofert. Natomiast przedkładane przez zwycięskiego wykonawcę dokumenty, na podstawie art.26 Pzp, mają być dokumentami aktualnymi na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów, potwierdzającymi okoliczności, o których mowa w art. 25 ust.1 Pzp. Co nie oznacza wcale, że nie mogą to być dokumenty wystawione po dacie składania ofert. Wręcz przeciwnie. W opisanej sytuacji wykonawca może posługiwać się dokumentami, odzwierciedlającymi stan po terminie składania ofert, z tym zastrzeżeniem, że dokument pozostawać aktualny w zakresie określonej sytuacji danego wykonawcy.”

JEDZ jako aktualne na dzień składania ofert oświadczenie wykonawcy

Zgodnie z art. 25a ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych „do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wykonawca dołącza aktualne na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia”. Przepis nie nasuwa specjalnych wątpliwości interpretacyjnych do czasu kiedy nie spróbujemy odpowiedzieć na pytanie z jaką datą ma złożyć JEDZ wykonawca, który został wezwany do jego uzupełnienia w trybie art. 26 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych?

Data uzupełnianego oświadczenia JEDZ

W przypadku oświadczenia JEDZ składanego wraz z ofertą kwestia daty nie nastręcza wątpliwości. Będzie to bowiem zawsze data bieżąca. Wezwanie do uzupełnienia oświadczenia może jednak spotkać wykonawcę wiele tygodni po upływie terminu składania ofert. Należy opowiedzieć się jednoznacznie za tym, iż wykonawca w odpowiedzi na takie wezwanie powinien złożyć także JEDZ opatrzony datą bieżącą. Gdyby bowiem przyjąć, iż powinna to być data sprzed upływu terminu składania ofert to de facto prowadziłoby to do akceptowania antydatowania dokumentów. Trudno zgodzić się z takim podejściem, które faktycznie prowadzi do fałszowania oświadczenia.

Spotkawszy się w praktyce z podejściem zgodnie z którym data dokumentu uzupełnianego winna być wcześniejsza niż upływ terminu składania ofert, co miałoby wynikać z zawartego w art. 25a ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych sformułowania „aktualne na dzień składania ofert”, zwróciłem uwagę na kilka jego logicznych błędów:

1. prowadziłoby ono do tego, że JEDZ nie mógłby być także podpisany z datą wcześniejszą niż termin składania ofert. Można by bowiem w stosunku do jego aktualności postawić ten sam zarzut co wobec dokumentu opatrzonego datą późniejszą.
2. zwrot „oświadczenie aktualne” otrzymywałby zupełnie inne znaczenie niż użyty w art. 26 ust. 1 ustawy zwrot „dokumenty aktualne na dzień złożenia”. Mimo, że w obu przepisach mowa jest o aktualnych oświadczeniach/dokumentach to inaczej by tę aktualność wykładano, co należy uznać za niedopuszczalne i sprzeczne z elementarnymi zasadami wykładni aktów prawnych.
3. pomija się wprowadzoną do ustawy zasadę, iż aktualność składanego dokumentu potwierdzana jest przez samego wykonawcę. Oświadczenie o aktualności jest bowiem dorozumiane przy samej czynności złożenia  żądanego oświadczenia lub dokumentu (więcej we wcześniejszej analizie).
4. pomija ono całkowicie niekwestionowaną w orzecznictwie zasadę wypracowaną głównie na bazie analizy referencji, iż nie jest (z ograniczeniami wynikającymi wprost z przepisów) istotna data wystawienia dokumentu, ale jego treść.

Wnioski

Wnioski wydają się dość oczywiste.

• Wykonawca wezwany do złożenia oświadczeń lub dokumentów na podstawie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych może złożyć dokument wystawiony nie wcześniej niż wynika to z odpowiedniego przepisu Rozporządzenia o dokumentach, przy czym może on być wystawiony także po upływie terminu składania ofert.
• Składając każde oświadczenie (także JEDZ) lub dokument wykonawca jednocześnie oświadcza, iż nadal odzwierciedla on obowiązujący stan faktyczny.
• Oświadczenie JEDZ w odpowiedzi na wezwanie do jego uzupełnienia może być złożone z datą bieżącą, a więc po upływie terminu składania ofert. Składając takie oświadczenie wykonawca w sposób dorozumiany (wynika to z art. 25a ust. 1 ustawy) składa oświadczenie, iż treść odzwierciedla stan istniejący w terminie składania ofert.
• Termin „aktualny” niezależnie od tego czy maja to być dokumenty aktualne na dzień złożenia czy oświadczenie JEDZ aktualne na dzień składania ofert, powinien być wykładany dokładnie tak samo.

Oferta szkoleń wewnętrznych dla Wykonawców i Zamawiających

Źródło: Pixabay