Elektroniczny JEDZ jako jedyna możliwa forma jego złożenia przez wykonawcę zacznie obowiązywać od 18 kwietnia 2018 r. To pierwszy krok ku pełnej elektronizacji procesu składnia ofert. Urząd Zamówień Publicznych zamieścił na swej stronie internetowej instrukcję dotyczącą sposobu wprowadzenia do SIWZ postanowień regulujących kwestię elektronicznego składania JEDZ. Elektronizacja zamówień w tym wydaniu może jednak budzić pewne wątpliwości.

Elektroniczny JEDZ

18 kwietnia 2018 r. jako dzień, od którego możliwe będzie wyłącznie składanie oświadczenia JEDZ w formie elektronicznej wynika dużej nowelizacji ustawy Pzp z dnia 22 czerwca 2016 r. Nie jest to więc zdarzenie zaskakujące.

Elektroniczny JEDZ musi być przesłany do zamawiającego za pomocą środków komunikacji eletronicznej, a więc w praktyce za pomocą poczty email. Co ważne, na co zwraca uwagę UZP, nie można dołączyć do oferty płyty CD z plikiem (można jednak się poważnie zastanawiać nad uzasadnieniem takiego stanowiska. Chodzi wszak o formę dokumentu a nie o sposób jego dostarczenia).

Podpis elektroniczny

Elektroniczny JEDZ musi być odpowiednio podpisany. Wykonawca musi podpisać taki dokument  kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne – podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. – o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. A więc mamy do czynienia z wysokimi wymaganiami wobec podpisu elektronicznego, a kto jeszcze nim nie dysponuje musi się czym prędzej w niego zaopatrzyć. Bez tego nie będzie w stanie uczestniczyć w żadnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wszczętym po 18 kwietnia 2018 r.

Szyfrowanie – niespodzianka

O ile JEDZ ma być składany w formie elektronicznej o tyle oferta nadal będzie składana wyłącznie w formie pisemnej. Tak więc wykonawca zobowiązany będzie do wykonania dwóch czynności (sic!) dostarczenia wydrukowanej i podpisanej oferty papierowej oraz do wysłania do zamawiającego elektronicznego JEDZa. Aby jednak uniknąć ujawnienia jego treści przed dniem otwarcia ofert wykonawca ma obowiązek zaszyfrować go, co w praktyce oznacza zabezpieczenie hasłem tak, aby nikt nie miał do niego dostępu.

Nasuwa się więc pytanie – jak przekazać owo hasło dostępu do elektronicznego JEDZa?

UZP stwierdza, iż należy to uczynić poprzez zamieszczenie hasła w treści oferty papierowej. Jakkolwiek przy generalnym braku logicznego uzasadnienia dla nakładania na wykonawców obowiązków w zakresie dostarczania oferty i JEDZ w odmiennych formach, to stawianie wymogu dostarczenia hasła w formie „papierowej” budzi jeszcze większe zastanowienie.

Elektroniczny JEDZ – wątpliwości

Pierwszą wątpliwością jest formułowany przez UZP w sposób kategoryczny zakaz dostarczenia JEDZ na płycie CD dołączonej do oferty. Ustawa rygor nieważności wiąże bowiem nie z formą dostarczenia tego dokumentu ale z formą samego dokumentu. To spora różnica.

Drugą wątpliwością jest kwestia sposobu zabezpieczania przesyłanego elektronicznego JEDZa i przekazywania hasła. Co w sytuacji niedołączenia hasła do oferty papierowej powinien uczynić zamawiający? Brak podstawy do wezwania do uzupełnienia samego hasła (hasło to nie dokument), wypadałoby zatem wezwać do uzupełnienia JEDZ a ten bez hasła traktować jak nie złożony. Czy jednak aby na pewno? Dokument jest, a brak dostępu do niego ma raczej charakter czysto techniczny.

Kolejna kwestia warta zasygnalizowania to problem z postępowaniem wobec wykonawcy, który przed otwarciem ofert prześle elektroniczny JEDZ niezabezpieczony hasłem. Z takim dokumentem elektronicznym potencjalnie każdy będzie się mógł zapoznać. W orzecznictwie dotyczącym przypadkowego otwarcia ofert, KIO wielokrotnie stwierdzała, że istotna jest jedynie potencjalna możliwość zapoznania się z treścią oferty a nie to, czy ktoś faktycznie się zapoznał. Przenosząc to na zagadnienie elektronicznego JEDZ napotykamy jednak szereg wątpliwości. Z jednej bowiem strony unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia wydaje się być niezasadne (w ten sposób łatwo by było sparaliżować każde postępowanie). Z drugiej natomiast brak jest jednoznacznej podstawy prawnej dla wyeliminowania takiej oferty z postępowania.