Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. Jej zadaniem jest więc wsparcie kierownika zamawiającego w procesie wyboru wykonawcy a niekiedy także i w procesie przygotowania samego postępowania o udzielenie zamówienia. Ustawa pzp nie zawiera jednak żadnej szczegółowej regulacji dotyczącej trybu powoływania komisji, zasad jej pracy, zadań poszczególnych członków. Przestrzeń tę musi wypełnić zamawiający.
Komisja przetargowa
Komisja przetargowa powoływana jest po to aby wesprzeć kierownika zamawiającego w procesie wyboru oferty najkorzystniejszej oraz – jeżeli taka będzie jego wola – w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Rolą komisji przetargowej nie jest więc rozstrzygnięcie postępowania o udzielenie zamówienia ale przedstawienie propozycji tego rozstrzygnięcia kierownikowi zamawiającego, który może ją zatwierdzić i tym samym dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej albo unieważnienia postępowania.
Komisja przetargowa nie zastępuje więc kierownika zamawiającego. Wbrew pozorom nie ma ona z mocy ustawy żadnych uprawnień do działania na zewnątrz zamawiającego i dokonywania czynności w jego imieniu ze skutkiem dla osób trzecich. Komisja przetargowa jest ciałem o całkowicie wewnętrznym charakterze, której każda decyzja musi być poddana procesowi zatwierdzenia przez kierownika zamawiającego. Nie jest to jednak prawda absolutna. Często się bowiem zdarza, iż kierownik zamawiającego przekazuje niektóre swoje uprawnienia (np. w zakresie wykonywania części czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego) osobie, która pełni rolę przewodniczącego komisji. Co jednak istotne – upoważnienie takie otrzymuje konkretna osoba a nie komisja jako ciało kolegialne. Osoba taka staje się wówczas „osobą, której kierownik zamawiającego powierzył wykonywanie zastrzeżonych dla siebie czynności”.
Czym jest zatem komisja przetargowa? Jest ona powoływanym przez kierownika zamawiającego (art. 55 ust. 1 ustawy pzp) kolegialnym ciałem pomocniczym kierownika zamawiającego, którego celem działalności jest przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia lub przeprowadzenia tego postępowania w zakresie w jakim kierownik uznał to za zasadne. Komisja przetargowa jeżeli już została powołana musi jednak dokonać oceny ofert lub wniosków o dopuszczenie od udziału w postępowaniu. Obowiązek ten wynika wprost z ustawy (art. 54 ust. 1 pzp) i nie może być on zniesiony na mocy decyzji kierownika zamawiającego.
Zadania komisji przetargowej
Odpowiedź na pytanie o zakres zadań i kompetencji komisji przetargowej nie jest łatwa. Z ustawy – Prawo zamówień publicznych wynika bowiem, iż jedynie jedno uprawnienie i obowiązek jednocześnie został przypisany komisji przetargowej przez ustawodawcę. Jest nim przeprowadzenie oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert. Jakiekolwiek inne czynności w postępowaniu komisja będzie wykonywać jedynie jeżeli wyraźnie powierzy komisji przetargowej ich wykonanie kierownik zamawiającego (art. 54 ust. 1 pzp).
Ustawa pzp wymienia jednak przykładowe czynności wykonywane przez komisję przetargową takie jak przedstawienie kierownikowi zamawiającego wyników oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
W praktyce zamówieniowej jednak komisja przetargowa najczęściej przedstawia kierownikowi propozycje rozstrzygnięć w trakcie postępowania takich jak choćby wezwania do wyjaśnień czy uzupełnienia środków dowodowych.
Co istotne ustawodawca nie wymienił żadnych, nawet przykładowych, zadań komisji przetargowej powołanej także do przygotowania postępowania. Jednoznacznie więc trzeba stwierdzić, że określenie zadań komisji przetargowej na tym etapie należy do wyłącznej kompetencji kierownika zamawiającego.
Dokumentem z którego wynika zakres zadań komisji przetargowej i poszczególnych jej członków jest regulamin pracy komisji przetargowej. Obowiązek jego nadania spoczywa na kierowniku zamawiającego (art. 55 ust. 3 pzp) i może mieć on zarówno charakter stały jak i ad hoc, formułowany na nowo przy okazji powołania każdej komisji. Prawidłowe jego sfomułowanie nie jest wbrew pozorom zadaniem łatwym. O tym mówimy między innymi na szkoleniu poświęconym pracy komisji przetargowych
Członkowie komisji przetargowych
Wielokrotnie słyszymy w praktyce naszej pracy pytanie: „Kto może być członkiem komisji przetargowej”. Ustawodawca nie poczynił żadnych specjalnych ograniczeń w tym zakresie. Można powiedzieć więc, że w zasadzie każdy może zostać członkiem komisji przetargowej. Jest to jednak półprawda. W praktyce bowiem członkami komisji na pewno nie powinny zostawać osoby podlegające wyłączeniu na podstawie art. 56 ustawy pzp. Sytuację jednak nieco komplikuje fakt, że istnienia podstaw wykluczenia nie badamy w odniesieniu do osób, które biorą udział w przygotowaniu postępowania.
Członkiem komisji przetargowej nie powinna być także osoba, która nie jest w stanie wykonywać zadań przypisanych do funkcji na którą została w komisji powołana z braku wiedzy. Innymi słowy członkiem oceniającym nie może być osoba, która nie posiada wiedzy pozwalającej na dokonanie oceny ofert czy stwierdzenie ich zgodności z opisem przedmiotu zamówienia. Na tej samej zasadzie sekretarzem komisji nie powinna być osoba, która nie posiada wiedzy z zakresu prawa zamówień publicznych pozwalającej na swobodne prowadzenie postępowania (na marginesie: ustawa nie zna terminu „sekretarz”. Tak więc zakres jego zadań wynika wyłącznie z arbitralnej decyzji kierownika zamawiającego). Kto zaś powinien lub nie powinien być przewodniczącym komisji? Różne są funkcjonujące na rynku podejścia do tego problemu. W jednych jednostkach funkcję tę pełni „osoba merytoryczna”, która niekoniecznie posiada wiedze z zakresu procedury przetargowej. W innych zaś pełni ją pracownik działu zamówień, który bez wątpienia jest biegły w prawie ale już zapewne będzie pozbawiony wiedzy na temat przedmiotu zamówienia. Które podejście jest prawidłowe? Formalnie oba. Ustawa pzp nie ogranicza bowiem swobody zamawiającego w tym zakresie. Klucz jest więc w regulacjach wewnętrznych. Moim zdaniem jednak efektywniejszym jest rozwiązanie, w którym funkcję przewodniczącego pełni osoba biegła w prawie zamówień publicznych. Tylko wówczas może ona zapewnić takie kierowanie pracami komisji by jej działanie było efektywne i sprawne (zob. dyrektywa sprawności z art. 55 ust. 3 pzp).
Problem przypisania „stanowisk” w komisji trzeba też analizować pod kątem indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji. Każdy z nim ponosi bowiem odpowiedzialność za swe działania niezależnie od innych członków komisji. Wynika to wprost z ustawy pzp. Wydaje się więc, że pełnienie roli przewodniczącego czy członka oceniającego nie powinno być powierzane z uwagi na funkcję czy prestiż danej osoby w organizacji ale z uwagi na jej wiedzę i umiejętności pozwalające na sprawne przeprowadzenie postępowania.
Regulamin prac komisji przetargowej
Jak już wspomniałem wyżej Regulamin prac komisji przetargowej może mieć charakter stały albo doraźny. Zawsze nadawany jest przez kierownika zamawiającego. Choć nie wynika to z ustawy pzp to musi on określać między innymi zadania poszczególnych członków komisji. Przez ten pryzmat bowiem będziemy patrzeć na ich odpowiedzialność. Komisja z małymi wyjątkami nie odpowiada bowiem jako całość. Konkretna osoba odpowiada za prawidłowość dokonanej oceny ofert, sporządzenia protokołu, analizę treści wyjaśnień rażąco niskiej ceny czy weryfikację środków dowodowych.
Ustaw – prawo zamówień publicznych mówi jedynie, że „Kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.” Jak to uczyni to już jego decyzja. Ograniczają go wyłącznie przepisy prawa i zasada autonomii prac komisji przetargowej.
Wyłączenie osób wykonujących czynności w postępowaniu
Wyłączenie osób wykonujących czynności w postępowaniu jest tematem szeroko omawianym. Był on także przedmiotem tekstu na niniejszym blogu, który nadal dostępny jest tutaj.
To na co jednak warto zwrócić uwagę i przypomnieć w tym miejscu to to, że:
- obowiązek złożenia stosownych oświadczeń obciąża osobiście każdego członka komisji przetargowej;
- obowiązek złożenia oświadczenia dotyczy także innych osób niż członkowie komisji przetargowej;
- oświadczenie składane jest przed kierownikiem zamawiającego a osoba oświadczająca musi zostać pouczona o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia;
- brak oświadczenia albo oświadczenie fałszywe nie prowadzi automatycznie do wadliwości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Prowadzi za to wprost do odpowiedzialności karnej lub z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych osobę zobowiązaną do jego złożenia.
Praktyczne problemy w pracy komisji przetargowej
Nie ulega wątpliwości dla nikogo kto zajmuje się zamówieniami publicznymi, że zapewnienie ciągłości i efektywności pracy komisji przetargowej nie jest łatwe. Prędzej czy późnej przed każdym przewodniczącym komisji przetargowej czy kierownikiem zamawiającego stanie problem jak zapewnić ciągłość pracy komisji w obliczu nieobecności jej członków.
Wbrew pozorom tego rodzaju problemy można względnie łatwo rozwiązać zanim w ogóle powstaną. Wystarczająca będzie tutaj odpowiednia regulacja trybu i zasad pracy komisji przetargowej.
Nie rzadko, w szczególności gdy przedmiotem zamówienia są złożone dostawy lub usługi, powstaje problem braku wiedzy członków komisji w odniesieniu do zagadnienia wynikłego w trakcie weryfikacji ofert np. w zakresie oceny złożonych wyjaśnień treści oferty lub badania zgodności oferty z dokumentami zamówienia. Taki brak wiedzy nie świadczy o nieudolności członków komisji. Nie oznacza także w żadnym razie konieczności zmiany składu komisji. Może za to oznaczać konieczność powołania biegłego, który przedstawi członkom komisji swoją ocenę sytuacji. Przewodniczący komisji przetargowej musi jednak mieć wiedzę o tym kiedy może wnosić o powołanie biegłego, co może a czego nie może biegły i jak wykorzystać efekty jego pracy.
Między innymi o rozwiązywaniu takich problemów mówię podczas szkolenia dla członków komisji przetargowych a to i tak tylko wycinek tego z czym spotykamy w praktyce. Doświadczenie uczy jednak, że w przypadku prac komisji nie ma takich problemów, których nie można względnie łatwo rozwiązać.
Pamiętajmy, że komisja przetargowa przede wszystkim ma zachować bezstronność i obiektywizm co było podkreślane przez Krajową Izbę Odwoławczą.
Jak prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia bez komisji przetargowej
Przede wszystkim prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia bez komisji przetargowej możliwe jest wyłącznie gdy wartość takiego postępowania jest mniejsza od progów unijnych. Często wręcz powoływanie komisji przetargowej w takich postępowaniach jest zbędną biurokracją o ile mamy do czynienia z prostymi przedmiotami zamówień. Taki sposób procedowania może być efektywny np. przy dostawie materiałów biurowych czy sanitarnych. Wszędzie tam, gdzie albo w ogóle nie stosujemy jakościowych kryteriów oceny ofert albo mają one wyłącznie charakter oceny matematycznej, w której podstawiamy wartości zadeklarowane w ofercie wykonawcy. Jeżeli jednak w postępowaniu chcemy dokonać oceny jakościowej w sposób nieco bardziej złożony, gdzie faktycznie podamy pod wartościowanie parametry oferowanych produktów. Usług czy robót budowlanych to już od kolegialności nie uciekniemy. Ocena dokonana jednoosobowo może okazać się nieefektywna. Wówczas konieczne będzie powołanie komisji przetargowej choćby tylko do dokonania oceny ofert.
