Koszty odwołania do KIO to jedna z największych barier w efektywnym korzystaniu ze środków ochrony prawnej przez wykonawców. Dlatego tak istotne jest aby dobrze zrozumieć zasady ich ponoszenia. Podejmując decyzję o wniesieniu odwołania będziemy wówczas świadomi kto i kiedy będzie zobowiązany do pokrycia kosztów sprawy.
Ogólne zasady rządzące korzystaniem z prawa do wnoszenia odwołania do KIO opisałem na podstronie „Odwołanie do KIO„. W tym miejscu zajmiemy się wyłącznie kosztami.
Wpis od odwołania do KIO – Koszt nr 1
Najistotniejszym kosztem ponoszonym przez wykonawcę jest koszt wpisu od odwołania. Nie ma jednocześnie możliwości jego wyeliminowania. Wykonawca nie może bowiem, inaczej niż w postępowaniu cywilnym, ubiegać się o zwolnienie z obowiązku wniesienia wpisu.
Wpis to opłata za rozpoznanie sprawy przez Izbę. Generalna zasada jest taka, iż wnieść go musi zawsze odwołujący, niemniej jednak o tym kto faktycznie poniesie jego koszt, decyduje dopiero wynik i przebieg sprawy (o czym w dalszej części).
Wysokość wpisu od odwołania
Wysokość wpisu jaki należy uiścić zależy zarówno od przedmiotu zamówienia (dostawa, usługa czy robota budowlana) jak i jego wartości (poniżej czy powyżej progów unijnych).
Kwestie wysokości wpisu reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz.U. Nr 41, poz. 238).
1. Wysokość wpisu od odwołania wnoszonego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy lub usługi oraz w konkursie, którego wartość jest:
1) mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, wynosi 7.500 zł;
2) równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, wynosi 15.000 zł.
2. Wysokość wpisu od odwołania wnoszonego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane, którego wartość jest:
1) mniejsza niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na roboty budowlane, wynosi 10.000 zł;
2) równa lub przekracza kwotę określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na roboty budowlane, wynosi 20.000 zł.
Wysokość wpisu od odwołania wnoszonego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne i inne szczególne usługi, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, wynosi 15.000 zł.
Zasady rozliczania wniesionego wpisu, czyli kto faktycznie ponosi koszty
Kwestie kosztów regulowane są w przeważającej części w ustawie – Prawo zamówień publicznych. Szczegółowe jednak zasady ich rozliczania ujęto także we wspomnianym Rozporządzeniu.
Generalna zasada jest taka, że „płaci ten, kto przegrywa”. Niemniej jednak wariantów przebiegu postępowania przed KIO może być znacznie więcej Tak więc:
- koszty znosi się wzajemnie, jeżeli zamawiający uwzględnił odwołanie w całości (i nikt nie wniósł sprzeciwu) albo w przypadku uwzględnienia przez zamawiającego części zarzutów przedstawionych w odwołaniu i wycofania pozostałych zarzutów przez odwołującego;
- Jeżeli uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania po stronie zamawiającego, nie wniesie sprzeciwu co do uwzględnienia w całości zarzutów przedstawionych w odwołaniu przez zamawiającego – koszty znosi się wzajemnie pod warunkiem, że uwzględnienie nastąpiło przed otwarciem rozprawy albo ponosi je zamawiający, jeżeli oświadczenie o uwzględnieniu złożył już po otwarciu rozprawy;
- koszty ponosi odwołujący, jeżeli odwołanie zostało oddalone przez KIO albo zamawiający, jeżeli zostało uwzględnione (w całości lub części)
- koszty ponosi wykonawca, który wniósł sprzeciw na uwzględnienie odwołania przez zamawiającego, jeżeli KIO uwzględniła odwołanie.
Cofnięcie odwołania a koszty sprawy
Odrębną kwestią jest rozstrzygnięcie o kosztach postępowania, jeżeli odwołujący się wykonawca zdecydował się na cofnięcie odwołania. W tym wypadku trzeba sięgnąć do Rozporządzenia. Wynika z niego, iż KIO orzeka o dokonaniu zwrotu odwołującemu z rachunku Urzędu 90% kwoty uiszczonej tytułem wpisu, jeżeli odwołanie zostało cofnięte przed otwarciem rozprawy. Czas ma zatem wymierne, finansowe znaczenie. Co więcej, jeżeli odwołanie zostało cofnięte na mniej niż 1 dzień przed dniem, na który został wyznaczony termin rozprawy lub posiedzenia z udziałem stron oraz uczestników postępowania, albo po otwarciu rozprawy to wykonawca pokryje koszty wynagrodzenia pełnomocnika zamawiającego, ale kwota wpisu zostanie mu zwrócona.
Jak więc widać wariantów obciążenia kosztami postępowania jest kilka i każdy z nich uzależniony jest od przebiegu danego postępowania.
Wynagrodzenie pełnomocnika strony przed KIO i zasady jego zwrotu – Koszt nr 2
Wpis od odwołania to tylko jeden z kosztów postępowania. Koszty odwołania do KIO obejmują oprócz wpisu także wynagrodzenie pełnomocnika strony przeciwnej. O tym, kto finalnie pokryje ten koszt decyduje przebieg sprawy. Obowiązują tutaj bowiem takie same zasady jak opisane wcześniej. KIO bowiem orzekając o kosztach wydaje rozstrzygnięcie o wszystkich kosztach postępowania. Poza sytuacją związaną z cofnięciem odwołania na 1 dzień przed terminem sprawy, nie jest możliwe wydanie odmiennych orzeczeń co do pokrycia kosztów wpisu i kosztów wynagrodzenia pełnomocnika. Wygrywający bierze wszystko.
Zwrot kosztów wynagrodzenia pełnomocnika strony przeciwnej jest jednak limitowany. Zawsze będzie to kwota wynikająca z przedłożonego na rozprawie rachunku albo faktury z tym, że nie może przekraczać 3 600 zł brutto.
Koszty odwołania do KIO obejmują już dwie kategorie wydatków: wpis oraz wynagrodzenie pełnomocnika. Jest jeszcze trzecia kategoria możliwych kosztów. Do tej pory widać więc, iż koszty odwołania do KIO a co za tym idzie – ryzyko jego wnoszenia, względnie łatwo wyliczyć. Problem jednak rodzi ostatnia kategoria kosztów.
Koszty związane z dojazdem na wyznaczoną rozprawę lub rozprawy – Koszt nr 3
Strona może domagać się zwrotu kosztów zapewnienia swojego udziału na rozprawie. Będą to więc przede wszystkim koszty poniesione w związku z korzystaniem ze środków komunikacji. Co ważne i wielokrotnie podkreślane przez KIO, aby można w ogóle mówić o możliwości zasądzenia zwrotu takich kosztów, strona wnosząca o to musi złożyć rachunki potwierdzające zakup usług. Bez złożenia takich rachunków nie ma możliwości zasądzenia tej kategorii kosztów (zob. np. wyrok KIO z dnia 10 kwietnia 2013 r. sygn. KIO 682/13).
Finalnie więc na koszty odwołania do KIO składają się trzy kategorie:
- wpis
- wynagrodzenie pełnomocnika
- koszty dojazdu
Ponoszone koszty odwołania do KIO muszą być uzasadnione
Zasadą jest, iż koszty poniesione przez stronę, aby mogły być zasądzone do zwrotu przez stronę przeciwną muszą być uzasadnione. W praktyce zasada ta dotyczy wyłącznie kosztów dojazdu na wyznaczoną rozprawę. W przypadku wynagrodzenia pełnomocnika mamy bowiem ustalony górny limit zwrotu. Limitu takiego brak natomiast przy kosztach dojazdu.
Wymóg uzasadnienia poniesionych kosztów oznacza więc, iż strona wnosząca o ich zasądzenie musi o tym pamiętać. Istotna jest bowiem nie tylko celowość ponoszenia danego wydatku ale także jego wysokość. Dobrym przykładem jest tutaj wyrok KIO z dnia 9 lutego 2015 r. (sygn. KIO 145/15), w którym Izba odmówiła zasądzenia kosztów przelotu pełnomocnika. Uznała ona taki koszt za nieuzasadniony argumentując, iż „Odwołujący mógł obrać kompetentnego pełnomocnika prowadzącego kancelarię na terenie Warszawy, jeżeli obrał pełnomocnika ze Szczecina, co było jego swobodnym prawem, nie może żądać, aby koszty tego wyboru obciążyły zamawiającego„
