Jednym z podstawowych dokumentów badanych przez każdego zamawiającego w toku badania ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest pełnomocnictwo. W praktyce stosowania prawa zamówień publicznych występują dwa pełnomocnictwa – pełnomocnictwo do złożenia oferty oraz konsorcjalne.

Pełnomocnictwo do złożenia oferty

Ustawa prawo zamówień publicznych mówi wprost o jednym pełnomocnictwie – tzw. pełnomocnictwie konsorcjalnym (art. 23 ustawy). Drugim, aczkolwiek niewymienionym w ustawie, rodzajem pełnomocnictwa, które powszechnie występuje jest pełnomocnictwo do reprezentowania konkretnego wykonawcy, czyli pełnomocnictwo do złożenia oferty. Możliwość działania przez pełnomocnika wywodzi się wprost z art. 95 ust. 1 k.c. zgodnie z którym każdej czynności prawnej można dokonać przez pełnomocnika, chyba że inny przepis tego zakazuje. Ponieważ ustawa – Prawo zamówień publicznych takiego zakazu nie zawiera, to nie ma żadnych przeciwwskazań do korzystania z pełnomocnika.

Forma pełnomocnictwa

Wymagana forma pełnomocnictwa do złożenia oferty wynika z tego, w jakiej formie złożona ma zostać oferta. Zgodnie z art. 18 pkt 4 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r., poz. 1020) ofertę pod rygorem nieważności składa się w formie pisemnej.  Wpływa to wprost na na formę pełnomocnictwa do złożenia oferty, które winno być sporządzone w tej samej formie jaka jest wymagana dla ważności samej oferty. Wynika to z art. 99 k.c.  Tak więc zarówno pełnomocnictwo do złożenia oferty jak i sama oferta muszą zostać opatrzone własnoręcznymi podpisami.

Wykładnia treści pełnomocnictwa

Nie ulega wątpliwości, iż w sposób jednoznaczny winno z niego wynikać kto, komu i w jakim zakresie udzielił umocowania.  Inne treści zamieszczone w pełnomocnictwie zwykle nie mają wpływu na jego ważność (wyrok NSA z dnia 7 sierpnia 2014 r. sygn. I OSK 1772/14). Zakres umocowania powinien zawierać co najmniej uprawnienie do złożenia oferty w imieniu wykonawcy. Dokument pełnomocnictwa musi być z kolei podpisany przez osoby umocowane do reprezentowania wykonawcy. Podpis pełnomocnika nie jest wymagany.

Praktycznych problemów nastręcza jednak ocena znaczenia błędów w treści pełnomocnictwa.

Przykładem może tutaj być choćby błąd w imieniu albo nazwisku pełnomocnika (czy jego firmie jeżeli pełnomocnikiem będzie osoba prawna). Przed tego rodzaju problemem stanął sąd okręgowy, który dokonywał analizy pełnomocnictwa zawierającego błąd w oznaczeniu osoby pełnomocnika.

W treści dokumentu pełnomocnictwa do złożenia oferty doszło do błędu w imieniu pełnomocnika. Zamiast „Marzanna” Kowalska napisano „Marzenna” Kowalska. Sprawę komplikował fakt, iż zarówno imię Marzanna jak i Marzenna istnieje. Można zatem powiedzieć, iż oba imiona były prawdopodobne. Ofertę z kolei podpisała Pani Marzanna. Mieliśmy zatem do czynienia z sytuacją w której de facto oferta została podpisana przez osobę o innym imieniu niż wymieniona w dokumencie pełnomocnictwa.

W treści pełnomocnictwa obok imienia i nazwiska pełnomocnika podano także jego adres zamieszkania oraz numer dowodu osobistego. Dodatkowo osoba ta była także wpisana jako pełnomocnik przedsiębiorcy w centralnej ewidencji i informacji działalności gospodarczej.

Zamawiający, który dostrzegł błąd dokonał odrzucenia oferty, powołując się na art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zdaniem zamawiającego oferta została bowiem podpisana przez inną osobę niż wymieniona w pełnomocnictwie.

Odwołanie do KIO

Z takim werdyktem zamawiającego nie zgodził się oczywiście wykonawca i wniósł odwołanie do KIO kwestionując odrzucenie oferty. Krajowa Izba Odwoławcza podzieliła wątpliwości zamawiającego. Uznała, że „w sytuacji, gdy z przedłożonych dokumentów jednoznacznie nie wynika, w którym miejscu występuje, jaki błąd (np. czy w pełnomocnictwie, czy też w innym dokumencie w złożonej ofercie), zamawiający powinien najpierw wezwać wykonawcę odpowiednio do wyjaśnienia dokumentu (na podstawie art. 26 ust. 4 P.z.p.) lub treści oferty (art. 87 ust. 1 P.z.p.).”

Pierwszy etap analizy jest kluczowy dla właściwego określenia sposobu dalszego postępowania zamawiającego. Błąd w imieniu mógł bowiem mieć miejsce zarówno w pełnomocnictwie jak i w ofercie. Dopiero prawidłowe rozpoznanie miejsca pomyłki pozwoli na dalsze właściwe postępowanie. Odnosząc się do konkretnej sytuacji, a więc literówki w imieniu KIO uznała, iż pełnomocnictwo było prawidłowe, a tym samym oferta została podpisana przez osobę należycie umocowaną. Na taki wniosek pozwoliła analiza całokształtu jego treści, a przede wszystkim skonfrontowanie danych pełnomocnika – numeru dowodu osobistego, z dokumentem przedstawionym przez tę osobę. (wyrok z dnia 30 kwietnia 2013 r. sygn. KIO 882/13)

Sąd ocenia błąd w pełnomocnictwie

Zamawiający wniósł skargę do Sądu Okręgowego w Koszalinie (wyrok z dnia 16 lipca 2013 r. sygn. VI Ga 71/13). Nie spotkała się ona jednak z przychylnością sądu. Dokonał on bowiem analizy prawidłowości wystawionego pełnomocnictwa do złożenia oferty podobnie jak KIO.

Dla prawidłowego przeprowadzenia oceny umocowania konieczne jest zweryfikowanie czy pełnomocnictwo do złożenia oferty identyfikuje osobę pełnomocnika. Dokładne opisanie w treści dokumentu osoby pełnomocnika – z podaniem adresu zamieszkania oraz numeru dowodu osobistego, czyniło za dość sprecyzowaniu kto jest faktycznie umocowany do reprezentowania przedsiębiorcy. Literówka w imieniu pełnomocnika nie miała tutaj żadnego znaczenia, co nie oznacza że zamawiający nie powinien wyjaśnić z wykonawcą owej nieścisłości. (wyrok z dnia 16 lipca 2013 r. sygn. VI Ga 71/13)

Zdaniem Sądu dla oceny umocowania nie wystarcza analiza samego dokumentu pełnomocnictwa do złożenia oferty. Konieczna jest analiza tego dokumentu w zestawieniu z samą ofertą i innymi dokumentami do niej załączonymi. Dzięki takiej analizie można bowiem uznać komu faktycznie zostało ono udzielone – na przykład przez porównanie danych pełnomocnika zawartych w pełnomocnictwie z jego danymi ujawnionymi w innych dokumentach składanych wraz z ofertą. W konsekwencji należało uznać, że zamawiający nie tylko nie miał prawa odrzucić oferty ale  także nie miał prawa do wzywania wykonawcy do uzupełnienia dokumentu pełnomocnictwa. Samo umocowanie zostało bowiem prawidłowo ustanowione.