Wejście w życie nowego prawa zamówień publicznych wymusza nie tylko stworzenie na nowo wzorów dokumentacji przetargowej wykorzystywanych w każdej jednostce zamawiającej (zapytaj jak to zrobić?), ale także znaczące modyfikacje wewnętrznych regulaminów obowiązujących u każdego zamawiającego. Zastanówmy się nad tym jaki może być zakres zmian, których wprowadzenie wymusza nowe pzp.
Regulaminy wewnętrzne
U każdego zamawiającego obowiązuje regulamin udzielania zamówień, powinien obowiązywać regulamin prac komisji przetargowej a zwykle obowiązuje także regulamin udzielania „małych” zamówień, czyli zamówień, których wartość jest mniejsza od równowartości kwoty 30 000 euro.
Nowe prawo zamówień publicznych wymusza dość głęboką zmianę każdego z tych regulaminów. Zmiana ta powinna być przemyślana i zaplanowana. Musi nie tylko wpisywać się w nowe wymogi prawne i tak regulować przebieg poszczególnych procedur by było możliwe respektowanie przepisów nowego pzp, ale równoczeście musi gwarantować sprawne działanie jednostki.
Dobry regulamin wewnętrzy to taki, który spełnia przynajmniej trzy warunki:
- gwarantuje przestrzeganie przepisów ustawy pzp
- nie formalizuje poszczególnych czynności bardziej niż jest to konieczne
- zapewnia elastyczne działanie zamawiającego
Wbrew pozorom jest to możliwe.
Zastanówmy się zatem jakie zmiany regulaminowe są konieczne i w jaki sposób je przeprowadzić tak, aby stworzyć dobrze działające narzędzie zarządzania zamówieniami w jednostce
Regulamin udzielania zamówień bagatelnych albo zamówień, których wartość jest mniejsza od 130 000 zł
Regulamin udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza od 130 000 zł to odpowiednik i następca regulaminu udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 30 000 euro. Wbrew pozorom brak jest prawnego obowiązku posiadania tego rodzaju regulaminu w jednostce. Praktyka ich wprowadzania wynika bardziej z dbałości o uporządkowanie procesu wydatkowania pieniędzy publicznych niż wymogów prawa. Żaden akt prawa, w tym także przepisy o finansach publicznych, nie formułuje obowiązku tworzenia procedur udzielania zamówień takiej wartości. Mimo, iż akt ten reguluje udzielanie zamówień o najmniejszej wartości to praktyka pokazuje, iż budzi on nie tylko najwięcej emocji ale także i najwięcej praktycznych problemów. Wbrew jednak pozorom nie jest to akt trudny do stworzenia. Na jego treść istotne znaczenie ma projekt nowelizacji nowego prawa zamówień publicznych, w którym usuwa się z nowej ustawy regulacje dotyczące zamówień bagatelnych. Paradoksalnie, mając na uwadze wieloletnią praktykę tworzenia tego rodzaju regulacji przez większość zamawiających, nie będzie to jednak zmiana drastycznie wpływająca na treść regulaminów.
Tworząc założenia takiego regulaminu warto odpowiedzieć sobie na jedno niesłychanie ważne pytanie – o zakres regulacji. Czy regulamin ten ma być faktycznie tylko regulaminem udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza od 130 000 zł czy też z uwagi na fakt, że nie jest to jedyna grupa zamówień wyłączonych spod stosowania nowego pzp, powinien to być regulamin o szerszym zakresie i odnosić się nie tylko do zamówień o mniejszej wartości, ale do wszystkich zamówień wyłączonych spod stosowania ustawy pzp. Wbrew pozorom jest to ważna kwestia. W wielu jednostkach zamawiających bowiem powstaje swego rodzaju próżnia regulacyjna. Zamawiający posiada szczegółowe regulacje wewnętrzne w zakresie zamówień „małych” oraz zamówień objętych pzp, ale nie posiada żadnej procedury odnoszącej się do innych zamówień wyłączonych jak np. zamówień, o których mowa w art. 4d starego pzp (art. 11 nowego pzp).
Usunięcie zamówień bagatelnych z nowego pzp bez wątpienia zmieni regulaminowe regulacje w zakresie zasad publikacji ogłoszeń o tego rodzaju zamówieniach. Przytłaczająca większość jednostek zamawiających jednak i tak dokonywała wyboru wykonawców zamówień o większej wartości w drodze procedur konkurencyjnych. Zmiana nowego pzp w zakresie zamówień bagatelnych nie wpłynie więc na tę praktykę, ale otworzy możliwość do:
- wyboru, wedle własnego uznania, wartości zamówienia, od której należy przeprowadzić konkurencyjną procedurę
- stworzenia autorskiego katalogu konkurencyjnych procedur udzielania zamówień.
Praktyka Kancelarii tworzenia tego rodzaju regulaminów u wielu zamawiających wskazuje przede wszystkim na konieczność dość gruntownej analizy struktury udzielanych zwykle przez jednostkę zamówień. Dobry regulamin udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł powinien bowiem z jednej strony gwarantować kierownikowi zamawiającego właściwy nadzór nad wydatkowaniem środków publicznych, z drugiej strony pozostawiać pracownikom odpowiedni margines swobody działania a nade wszystko nie paraliżować pracy jednostki nadmierną biurokracją.
Regulamin udzielania zamówień publicznych
Utrzymana została zasada obowiązująca także w starym pzp, że brak jest obowiązku ustawowego tworzenia takiego regulaminu. Nadanie regulaminu udzielania zamówień publicznych w jednostce i ocena jego zasadności została wiec pozostawiona kierownikowi jednostki. Wydaje się jednak, iż pozostawienie procesu udzielania zamówień publicznych poza jakimikolwiek ramami organizacyjnymi niesie ze sobą dość duże ryzyko. Dlatego też stworzenie regulaminu udzielania zamówień publicznych zdaje się być nieodzownym elementem zarządzania jednostką. Na marginesie można wspomnieć, że nadal ustawodawca wprost mówi jedynie o konieczności nadania przez kierownika jednostki regulacji określającej organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, a więc stworzenie stałego lub nadawanego ad hoc regulaminu prac komisji przetargowej.
Wróćmy jednak to regulaminu udzielania zamówień publicznych. Jest to akt, który powinien w sposób przejrzysty, bez nadmiernej biurokracji, opisywać cały proces udzielania zamówień w jednostce. Jakie warunki będzie zatem spełniać dobry regulamin udzielania zamówień?
Warunki dobrego regulaminu udzielania zamówień w oparciu o nowe pzp:
- ujęcie w ramy regulaminowe całego procesu począwszy od pomysłu na zamówienie, przez przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, oszacowanie jego wartości, przez dobór odpowiedniego trybu postępowania, akceptację budżetu przedsięwzięcia, akceptację dokumentacji przez postępowanie o udzielenie zamówienia a skończywszy na jego udzieleniu i – co ważne szczególnie z uwagi na treść nowego pzp – pewne aspekty wykonawcze;
- precyzyjne przypisanie odpowiedzialności za poszczególne „etapy życia” zamówienia;
- unikanie nadmiernie biurokratycznych procedur wewnętrznych;
- regulaminowe zabezpieczenie realizacji nowych wymagań ustawowych takich jak:
- konieczność przeprowadzania analiz przed przetargowych przy zamówieniach o dużej wartości na odpowiednim etapie planowania i przygotowania zamówienia;
- diametralnie zmienione zasady i terminy(!) składania oświadczeń przez osoby zaangażowane w przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia;
- zapewnienie realizacji obowiązków publikacyjnych związanych z zakończeniem realizacji kontraktu;
- zapewnienie realizacji obowiązku wykonywania analiz powykonawczych (analiz przeprowadzanych po zakończeniu realizacji umowy zgodnie z wytycznymi ustawowymi).
- odzwierciedlenie w 100% elektronicznego ( z wyjątkami) przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia;
- stworzenie jasnego przewodnika po procedurze planowania, udzielania a być może i realizacji zamówień a nie oparcie się na powtórzeniu regulacji ustawowych.
Tworząc regulamin udzielania zamówień należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy powinien on także objąć etap realizacji zamówienia, a tym samym czy nie powinien to być regulamin udzielania i realizacji zamówień publicznych. Wymogi stawiane przez nowe pzp zdają się wskazywać na to, iż objęcie regulacją także etapu realizacji zamówienia może być ze wszech miar zasadne. Ustawodawca po raz pierwszy zawarł bowiem w ustawie zamówieniowej wiele regulacji o charakterze administracyjnym dotyczących etapu wykonawczego jak np. obowiązek zamieszczania ogłoszeń o wykonaniu zamówienia czy obowiązek sporządzania, wspomnianych już, analiz powykonawczych. Wydaje się więc, iż regulamin udzielania zamówień jest dobrym miejscem by zwrócić uwagę tych pracowników zamawiającego, którzy prawnikami nie są i nie muszą posiadać szczegółowej wiedzy zamówieniowej, na specyficzne wymogi ustawowe.
Regulamin udzielania zamówień publicznych zwykle zawiera w sobie jedyną obligatoryjną regulację wewnętrzną jaką jest regulamin pracy komisji przetargowej.
Regulamin prac komisji przetargowej w nowym pzp
Zgodnie z art. 55 ust. 3 nowego pzp „Kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywanie czynności oraz przejrzystość jej prac”. Powyższy przepis jednoznacznie wskazuje na obligatoryjny charakter tej regulacji.
Regulamin prac komisji przetargowej może mieć charakter stały lub ad hoc, nadawany dla każdej komisji z osobna. Ustawa dopuszcza oba warianty. Jeżeli regulamin ma charakter stały najczęściej stanowi on element Regulaminu udzielania zamówień publicznych. Takie jego umiejscowienie nie wynika jednak z przepisów ale z pragmatyki.
Regulamin prac komisji przetargowej musi realizować wymienione w przepisie cele. Niezwykle istotne jest takie jego ułożenie, aby:
- wyeliminować ryzyko, że czynności na etapie przygotowania lub prowadzenia postępowania wykonywać będą osoby podlegające wyłączeniu przy jednoczesnym respektowaniu terminów i zasad składania stosownych oświadczeń;
- uwzględniał elektroniczny, co do zasady, obieg dokumentacji;
- jasno określał zakresy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych członków komisji przetargowej;
- określał zadania zarówno na etapie przygotowania postępowania – jeżeli czynności te wykonywane są w całości przez członków komisji, jak i na etapie postępowania o udzielenie zamówienia;
- określał jasno początek i koniec pracy komisji przetargowej, a więc dawał odpowiedź na pytanie od kiedy dana osoba ma obowiązek wykonywać czynności jako czonek komisji i kiedy ten obowiązek ustaje;
- stanowił przewodnik proceduralny łatwy do przyswojenia także dla tych pracowników, którzy na co dzień nie pracują z nowym prawem zamówień publicznych;
- gwarantował odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
Nowe pzp nie zmienia zadań komisji przetargowej i celu jej pracy. Zmienia za to katalog jej obowiązków a przez to i zakres zadań poszczególnych jej członków. Nowe pzp nieco inaczej pozycjonuje komisję poprzez wyraźne wskazanie, iż na etapie przygotowania postępowania (szeroko rozumianym) są czynności, które zapewne będą przez tę komisję wykonywane i takie, które być może zostaną wykonane jeszcze na długo przed jej powołaniem. W stosunku do obu grup czynności zostaje wprowadzony reżim składania określonych oświadczeń przez osoby je wykonujące i związanej z nimi odpowiedzialności. Dlatego tak istotne jest nie tylko bardzo precyzyjne uregulowanie zasad przygotowywania postępowań ale także zasad i trybu procedowania samych komisji przetargowych. Pamiętajmy, że błędy popełnione na tym etapie mogą (choć nie muszą) prowadzić nawet do stwierdzenia nieważności zawartej umowy. Dlatego tak istotne jest prawidłowe zaplanowanie tworzenia każdego z omówionych wyżej regulaminów.
