Uzasadnienie odrzucenia oferty wykonawcy powinno być na tyle precyzyjne i wyczerpujące aby mógł on w pełni poznać przyczyny podjęcia takiej decyzji przez zamawiającego.

Uzasadnienie odrzucenia oferty – jedyne źródło informacji

Treść uzasadnienie odrzucenia oferty wykonawcy jest dla niego jedynym źródłem informacji o motywach postępowania zamawiającego. Z kolei w przypadku wniesienia odwołania do KIO na tę czynność treść uzasadnienia zakreśla także stan faktyczny jaki będzie przedmiotem analizy dokonywanej przez KIO. Innymi słowy – liczą się tylko te argumenty i informacje, które zamawiający zawarł w uzasadnieniu odrzucenia oferty. Uzupełnianie przez zamawiającego uzasadnienia o nowe, niewyrażone wcześniej argumenty, już na rozprawie przed KIO powinno zostać uznane za spóźnione.

Uzasadnienie faktyczne i prawne

Stosownie do art. 92 ust. 1 pkt 1) in fine ustawy Pzp Zamawiający powinien zawrzeć w informacji o odrzuceniu ofert uzasadnienie faktyczne i prawne. Uzasadnienie prawne to wskazanie podstawy prawnej działania zamawiającego, konkretnego przepisu ustawy Pzp. Uzasadnienie faktyczne natomiast, to wyczerpujące opisanie stanu faktycznego, którego zaistnienie pozwoliło na zastosowanie powołanej normy prawnej. Nie wystarczy jednakże przedstawienie jakiegokolwiek uzasadnienia czy to tak skrótowego, iż nie wynikają z niego faktyczne motywy podjęcie decyzji czy też lakonicznego, niewskazującego sedna problemu (zob. wyrok KIO z dnia 3 marca 2017 r. sygn. KIO 329/17).

Lakoniczne uzasadnienie odrzucenia może być podstawą do wniesienia odwołania do KIO

Jeżeli zdaniem wykonawcy, którego ofertę odrzucono uzasadnienie sporządzone przez zamawiającego  nie spełnia kryterium pełnego i wyczerpującego przedstawienia motywów działania zamawiającego  to może dojść do skutecznego zaskarżenia tej czynności zamawiającego (wyrok KIO z dnia 13 lutego 2017 r. sygn. KIO 193/17) w drodze wniesienia odwołania do KIO. Wówczas odwołanie dotyczyć może zaniechania należytego uzasadnienia odrzucenia oferty odwołującego. Pamiętać bowiem należy, że wadliwe uzasadnienie może bardzo często prowadzić do faktycznego braku możliwości sformułowania prawidłowych zarzutów merytorycznych. Przykładowo, jeżeli zamawiający w sposób ogólnikowy, skrótowy uzasadni odrzucenie oferty z uwagi na stwierdzenie rażąco niskiej ceny albo jej złożenie w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji, to poszkodowany wykonawca nie będzie w stanie merytorycznie z tym polemizować. Nie będzie bowiem znał faktycznego uzasadnienia przyjęcia takiego stanowiska przez zamawiającego.

Odwołujący winien odnosić się do argumentów podniesionych przez Zamawiającego w uzasadnieniu odrzucenia jego oferty. Jeżeli uzasadnieni odrzucenia oferty nie zawiera  żadnej merytorycznej, fachowej oceny stanu faktycznego uzasadniającego zastosowanie konkretnego przepisu prawa, to nie jest on w stanie tego zrobić.

Uzasadnienie decyzji zamawiającego winno być tak sformułowane, aby umożliwić składowi orzekającemu Krajowej Izby Odwoławczej, a następnie sądowi wykonanie przezeń kontroli nad czynnościami zamawiającego. Tylko bowiem czytelnie zaprezentowana czynność, wskazująca okoliczności, które zamawiający wziął pod uwagę, postanowienia dokumentacji postępowania, które przyświecały określonej ocenie dokumentów i oświadczeń składających się na ofertę, daje wykonawcy szansę na zrozumienie działań zamawiającego. Chodzi tu więc nie tylko o poinformowanie wykonawcy o losach jego oferty, ale wytłumaczenie przyczyn takiej a nie innej jej oceny.

(wyrok KIO z dnia 6 marca 2017 r. sygn. KIO 351/17)