Obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak przesłanek wykluczenia z postępowania potwierdziła KIO w wyroku z dnia 25 stycznia 2017 r. Z tym zagadnieniem przyszło nam z sukcesem zderzyć się przed KIO w sprawie, w której miałem przyjemność reprezentować odwołującego, a wyrok ten stanowi istotną wytyczną dla uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Dokumenty aktualne na dzień złożenia
Źródło: Pixabay
Nowelizacja ustawy – Prawo zamówień publicznych z lipca 2016 r. zasadniczo zmieniła zasady składania przez wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, brak zaistnienia przesłanek wykluczenia z postępowania oraz spełnienie przez oferowane usługi lub dostawy wymagań stawianych przez zamawiającego.
Przede wszystkim zamawiający nie żąda złożenia owych dokumentów wraz z ofertą. Z art. 25a ust. 1 ustawy wynika jednoznacznie, iż do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wykonawca dołącza aktualne na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca: nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz spełnia kryteria selekcji, jeżeli te ostatnie były stawiane. Tym samym zamawiający co do zasady nie ma prawa żądać od wykonawców aby wraz z ofertą złożyli inne oświadczenia niż wskazane wprost przez ustawodawcę. W praktyce zatem, w zależności od wartości szacunkowej zamówienia, zamawiający może żądać jedynie złożenia Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia albo oświadczeń na drukach opracowanych przez zamawiającego. Nie może z kolei żądać załączenia do oferty np. informacji z KRK albo zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. O uprawnieniach zamawiającego i obowiązkach wykonawców w zakresie składania dokumentów pisałem już wcześniej – Kiedy wykonawca ma obowiązek złożyć dokumenty?
Wykonawca załącza dokumenty do oferty
Przy udzielaniu zamówień publicznych po nowelizacji ustawy z lipca 2016 r. wykształciła się wśród wykonawców dość często spotykana praktyka składania wszystkich dokumentów wraz z ofertą. Wykonawca „zapobiegliwie” załącza do oferty pełen katalog dokumentów, które powinny być dostarczone przez niego dopiero w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego wystosowane na podstawie art 26 ust. 1 lub 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Kluczowe jest tutaj zestawienie cytowanego wyżej art 25 ust 1 oraz art 26 ust. 1 i 2
art 26 ust. 1 i 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych:
- Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1. Przepisu zdania pierwszego nie stosuje się do udzielania zamówień w przypadkach, o których mowa w art. 101a ust. 1 pkt 1 lub pkt 2 lit. a.
- Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający może wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1.
Zamawiający staje bowiem wówczas przed wyborem: akceptuje dokumenty złożone wraz z ofertą albo formułuje wezwanie na podstawie art 26 ust. 1 lub 2 do złożenia tych dokumentów albo żąda potwierdzenia ich aktualności. Doświadczenie pokazuje, że w praktyce niemal równą popularnością cieszyły się wszystkie trzy podejścia.
Obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów. Wyrok KIO.
Źródło: pixabay
Taki też stan faktyczny stał się podstawą wyroku KIO z dnia 25 stycznia 2017 r. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona nie czekając na wezwanie ze strony zamawiającego sam złożył dokumenty. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstawi do wykluczenia z postępowania zostały załączone do oferty wykonawcy. Oprócz dokumentów złożono wraz z oferta także wymagane art 25a ust. 1 oświadczenie na druku JEDZ.
Zamawiający uznał, iż wobec faktu złożenia wraz z ofertą pełnego katalogu dokumentów wymaganych zgodnie z SIWZ niezasadnym jest formułowanie wezwania na podstawie art 26 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zdaniem zamawiającego dokumenty owe były już w jego posiadaniu, nie miały żadnych wad formalnych a ich treść w pełni potwierdzała okoliczności na które zostały złożone. Jednocześnie zdaniem zamawiającego nie miał on żadnych podstaw wątpić w ich aktualność.
Zarzuty odwołującego i rozstrzygnięcie KIO
Z takim rozstrzygnięciem nie zgodził się jeden z uczestników postępowania. W odwołaniu do KIO podniósł on, iż w przypadku gdy wykonawca złożył wymagane dokumenty wraz z ofertą zamawiający ma obowiązek albo wezwać go ponownie do ich złożenia albo wystąpić do niego o potwierdzenie aktualności już złożonych dokumentów. Inaczej bowiem nie jest w stanie stwierdzić, czy są one nadal aktualne, czyli czy dokumenty wystawione kilka miesięcy wcześniej nadal potwierdzają spełnienie warunków. Mogło bowiem pomiędzy wystawieniem dokumentu a momentem wyboru oferty dojść np. do powstania zaległości podatkowych, czego nie mógł odzwierciedlać dokument wystawiony przed ich powstaniem.
KIO stwierdziła jednoznacznie, iż istnieje obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów :
Skoro wykonawca, wbrew dyspozycjom zamawiającego zawartym w SIWZ załączył do oferty tzw. dokumenty podmiotowe – potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, zachodziła konieczność wezwania przez zamawiającego, przed wyborem oferty tego wykonawcy, do potwierdzenia że pozostają one nadal aktualne. (wyrok KIO z dnia 25 stycznia 2017 r.)
Jest to bardzo istotne rozstrzygnięcie. Pytanie o obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów było bowiem dość często zadawane w praktyce stosowania znowelizowanych przepisów. Wśród uczestników postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dość szeroko reprezentowany był pogląd, iż wobec samodzielnego złożenia przez wykonawcę dokumentów zamawiający nie powinien już wzywać go w trybie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Dopatrywano się bowiem bezcelowości takiego działania wobec posiadania owy dokumentów przez zamawiającego. Pomijano jednak fakt, iż zamawiający nie posiadał żadnej wiedzy co do aktualności dokumentów, które były w jego ręku. Jednocześnie brak potwierdzenia aktualności dokumentów oznaczał, iż zawierano umowę z wykonawcą niezweryfikowanym pod kątem spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz przesłanek wykluczenia.
Wydaje się zatem, że odpowiedź na pytanie czy istnieje obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów, została ostatecznie udzielona.
Niespodzianek dla mniej uważnych zamawiających może być jednak więcej, o czym pisałem m.in tutaj a co zostało ostatecznie potwierdzone także przez UZP.
Wnioski płynące z wyroku KIO
Przede wszystkim zamawiający ma obowiązek dbać o to, aby wykonawca przez cały okres trwania postępowania nie podlegał wykluczeniu. Wynika to dość jednoznacznie zarówno z aktualnie obowiązującej dyrektywy 2014/24/UE jak i ustawy – Prawo zamówień publicznych. Z tego także należy wyprowadzać obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów. W tym celu zamawiający musi robić wszystko aby decyzje w stosunku do wykonawcy były podejmowane w oparciu o aktualne dokumenty. Tak więc wcześniejsze złożenie dokumentów przez wykonawcę nie może zwalniać zamawiającego z upewnienia się czy są one nadal aktualne.
Omawiany wyrok dotyczył sytuacji, w które wykonawca złożył dokumenty wraz z ofertą postępując wbrew wytycznym zawartym w SIWZ. Może jednak zdarzyć się, iż zostanie do ich złożenia wezwany na podstawie art 26 ust. 2f ustawy, który upoważnia zamawiającego do żądania dokumentów wcześniej niż przed wyborem oferty najkorzystniejszej jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia lub jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne.
W mojej opinii jeżeli dokumenty zostaną złożone przez wykonawcę w trakcie postępowania, w odpowiedzi na wezwanie w trybie art 26 ust. 2f ustawy – Prawo zamówień publicznych, to nie zwalnia to zamawiającego z potwierdzenia ich aktualności zgodnie z art 26 ust. 1 lub 2. Obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów związany jest bowiem z koniecznością dbania o udzielenie zamówienia wyłącznie temu, kto nie podlega wykluczeniu także na dzień wyboru jego oferty. Niezależnie bowiem w jakich okolicznościach – samorzutnie czy na wezwanie, wykonawca składa dokumenty to jeżeli ma to miejsce przed momentem opisanym w art 26 ust. 1 lub 2 nie mamy do czynienia z dokumentami, których aktualności zamawiający może być pewien.
Tym samym naczelnym wnioskiem płynącym z omawianego wyroku jest moim zdaniem to, iż zamawiający ma obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub niepodleganie wykluczeniu z postępowania, zawsze gdy wszedł w ich posiadanie wcześniej niż przed momentem wskazanym w art 26 ust. 1 lub 2 i to niezależnie od tego, czy istniała podstawa prawna do wcześniejszego przekazania tych dokumentów przez wykonawcę. Tylko tak bowiem system będzie spójny i zamknięty. Zamawiający będzie bowiem zawsze pewien tego, iż dokonuje wyboru oferty wykonawcy, który nie podlegał wykluczeniu przez cały okres trwania postępowania i nie podlega wykluczeniu także w dniu wyboru oferty najkorzystniejszej.
